Все о документах, справках

ДОКУМЕНТЫ

НАЧАЛО ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1. При начале деятельности организации составляется штатное расписание. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений,  должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах,  надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом  (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Унифицированная Форма № Т-3. Скачать форму можно внизу страницы.

 

ПРИЕМ НА РАБОТУ

1. До приема на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка. Правила регламентируют нормы оплаты и охраны труда, трудовой режим,  дисциплину, гарантии и компенсации для работников предприятия. Унифицированной формы данного документа нет.

2. Заключение трудового договора. Унифицированной формы данного документа нет. Составляется в двух экземплярах.

В соответствии со статьей 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются:
 — фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица);

— сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;

— идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

— сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

— место и дата заключения трудового договора.

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
— место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

— трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации), конкретный вид поручаемой работнику работы.

— дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, также срок его действия и обстоятельства, послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом;

— условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

— режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

— компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

— условия, определяющие в необходимых случаях характер работы;

— условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

— другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

3. Прием на работу должен быть оформлен приказом на основании письменного заявления работника. Унифицированная Форма № Т-1. Заполняется в одном экземпляре. Приказ подписывается руководителем, объявляeтся работнику под расписку. Скачать форму можно внизу страницы. На основании приказа вносится запись о начале деятельности в трудовую книжку работника.

4. Работодатель (представитель) должен заполнить личную карточку работника. Унифицированная Форма № Т-2. Заполняется в одном экземпляре. Скачать форму можно внизу страницы.

 

В ПЕРИОД РАБОТЫ 

1. Работник, получивший доступ к конфиденциальной информации, должен  подписать индивидуальное письменное обязательство о неразглашении  коммерческой тайны. Обязательство составляется в одном экземпляре и  хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после  его увольнения. Унифицированной формы данного документа нет. Скачать форму можно внизу страницы.

2. Лицевой счет по формe Т-54 применяется для отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику. Заполняется работником бухгалтерии. Применяется для записи всех видов начислений и удержаний из  заработной платы работника на основании первичных документов по учету  выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на  разные виды оплат. Скачать форму можно внизу страницы.

3. За 2 недели до конца года должен быть составлен график отпусков на следующий год. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Унифицированная Форма № Т-7. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Скачать форму можно внизу страницы.

4. Отпуск работника оформляется приказом по форме Форме Т-6 на основании письменного заявления работника. Подписываются работодателем, объявляется работнику под расписку. На основании приказа о  предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (Т-2), лицевом счете (Т-54) и производится  расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме Т-60  «Записка — расчет о предоставлении отпуска работнику». Скачать форму можно внизу страницы.

5. Перевод сотрудника на другую должность оформляется приказом. Унифицированная Форма № Т-5. Приказ подписывается руководителем, объявляeтся работнику под расписку. На основании приказа о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (Т-2), лицевом счете (Т-54), вносится запись в трудовую  книжку. Скачать форму можно внизу страницы.

6. Отправление работника в командировку оформляется приказом. Унифицированная Форма № Т-9. Приказ подписывается руководителем. Командировочное удостоверение по форме Т-10 является документом,  удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия  в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и  выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное задание и отчет о его выполнении оформляется по форме Т-10а. Работником, прибывший из командировки, составляетс отчет о командировке, который согласовывается с  руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию  вместе с командировочным удостоверением по форме Т-10 и авансовым отчетом по форме АО-1. Скачать формы можно внизу страницы.

7. Выданные работнику деньги на административно-хозяйственные нужды должны быть оформлены авансовым отчетом по форме № АО-1. Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень  документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное  удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные  чеки и другие оправдательные документы). Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу  организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

8. Поощрение работника оформляется приказом по Форме Т-11. Подписывается работодателем,  объявляются работнику под расписку. На основании приказа  вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

9. Учет использования рабочего времени работников оформляется по Форме Т-12. Составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы,  передается в бухгалтерию.

10. С 1 января 2011 больничный рассчитывается исходя из среднего заработка за два  календарных года, предшествующих году наступления страхового случая, то  есть за 24 месяца (а не за 12, как было прежде). Величина среднего  дневного заработка определяется путем деления суммы начислений за два  предыдущих года на 730 дней.

Увеличился период выплаты листка  нетрудоспособности за счет средств работодателя с двух до трех дней. Из  Фонда социального страхования (ФСС) пособие оплачивается только начиная с  четвертого дня. 

Больничный лист с июля 2011 г. голубого цвета с желтыми полями. На больничном появился логотип ФСС. На лицевой  стороне листка нетрудоспособности размещен штрих-код для автоматической  обработки. Кроме того, в бланках начали использоваться электронные коды —  они содержат информацию о пациенте, а также все данные, требуемые для  расчета больничного пособия.

11. С 1 января 2011 года оформлением полиса обязательного медицинского страхования ОМС физическое лицо обязано заниматься самостоятельно. Теперь пациент имеет право лично выбрать наиболее подходящую ему страховую компанию, медучреждение и врача.

 

УВОЛЬНЕНИЕ

1. Приказ о прекращении трудового договора с работником (увольнении) оформляется по форме N Т-8 на основании письменного заявления работника. Подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке (Т-2), лицевом счете (Т-54), трудовой книжке, производится  расчет с работником по форме N Т-61 «Записка — расчет при прекращении  действия трудового договора (контракта) с работником». Скачать формы можно внизу страницы.

 

СОКРАЩЕНИЕ

1. Работодатель издает приказ о сокращении численности или штата не менее чем за два месяца до предполагаемого начала увольнений. Скачать форму можно внизу страницы.

2.Выборный профсоюзный орган уведомляется в письменной форме о принятии решения о сокращении работников организации и возможном расторжении трудовых договоров не позднее, чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Скачать форму можно внизу страницы. Если в организации выборного профсоюзного органа нет, то работодатель имеет право начать мероприятия по сокращению сразу после принятия решения.

3. Работники предупреждаются работодателем персонально и под расписку не менее чем за два месяца до увольнения. Скачать форму можно внизу страницы.

4. Орган службы занятости уведомляется в письменной форме не позднее, чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Скачать форму можно внизу страницы.

5. Работнику предлагается другая имеющаяся работа (вакантная должность) в той же организации, соответствующая его квалификации, в том числе нижестоящие должности и нижеоплачиваемая работа. Скачать форму можно внизу страницы.

5. В день увольнения работнику необходимо направить список всех появившихся новых вакансий.

 

ПРОЧЕЕ 

1. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, а  также непригодные к дальнейшему использованию по назначению, в т.ч. в связи с несоответствием установленной форме, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (Акт 1). Скачать форму можно внизу страницы.

 

СПРАВКИ 

Справка с места работы предназначена для подтверждения следующих фактов: фактическое место работы, должность или професия, стаж работы, размер  заработной платы. Скачать форму можно внизу страницы.